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Wie Sie die richtigen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen finden

25.02.2020 Autor Nadine Landeck

Das Know-how und die Produktivität der Mitarbeiter sind der größte Erfolgsfaktor für den deutschen Mittelstand. Bei der Personalsuche geht es also nicht nur darum, neue Arbeitskräfte zu finden, sondern es sollen auch die richtigen sein, die zum Erfolg Ihres mittelständischen Unternehmens beitragen. Doch woran erkennen Sie gute Mitarbeiter? Wie gehen Sie vor, um die richtigen Kandidaten zu finden? Wie verfassen Sie eine gute Stellenanzeige? Diese und weitere Fragen beantworten wir hier.

In diesem Artikel finden Sie:

Hatten Unternehmen bei der Personalsuche auf einem Arbeitgebermarkt lange Zeit die Qual der Wahl, führte der Fachkräftemangel zu einem Arbeitnehmermarkt, auf dem Betriebe um Mitarbeiter werben müssen. Viele Unternehmer sind froh, wenn sie überhaupt Mitarbeiter finden. Doch wenn vorschnell Arbeitskräfte eingestellt werden, die eigentlich nicht passen, besteht die Gefahr, dass sie nach kurzer Zeit wieder gehen. Dann geht das Bewerbungsverfahren von vorn los – und Unternehmen verlieren viel Zeit und Geld.

Was sind „die richtigen Mitarbeiter“?

Doch was sind eigentlich die richtigen Mitarbeiter? Bei der Personalsuche geht es nicht darum, die objektiv beste Fachkraft zu finden. Vielmehr geht es darum, den Mitarbeiter zu finden, der am besten zu Ihrem Betrieb und Ihrem Team passt. Nur dann wird Ihr Team produktiv sein und langfristig auf Ihren Unternehmenserfolg einzahlen.

Lebenslauf und Qualifikation stimmen? Das ist schon mal gut. Die formalen Anforderungen an neue Mitarbeiter sind wichtig, aber sie müssen nicht unbedingt ausschlaggebend sein. Von vielen Personalern wird die Persönlichkeit des Jobsuchenden sogar höher bewertet als die fachliche Qualifikation. Diese kann durch Schulungen oder Weiterbildungen nachgeholt werden, während sich Persönlichkeit und Einstellung nicht so leicht ändern. Daher gilt: Auch wenn Sie bei der Mitarbeitersuche unter Druck stehen, nehmen Sie sich Zeit für die Auswahl und treffen Sie eine bewusste Entscheidung, um eine Fehlbesetzung zu vermeiden.

Anforderungsprofil definieren

Bei der Suche nach dem passenden Mitarbeiter definieren Sie als Erstes ein Stellenprofil, um Kriterien zur Beurteilung zu haben. Was für einen Mitarbeiter suchen Sie genau? Welche Fachkompetenz braucht er für seine Aufgaben? Unterscheiden Sie bei den fachlichen Qualifikationen zwischen „Muss“ und „Kann“: Welche Kenntnisse muss der Kandidat unbedingt mitbringen? Welche sind außerdem wünschenswert, aber nicht zwingend, um die Stelle auszufüllen? Wie viel Berufserfahrung soll er mitbringen?

Haben Sie dabei den Arbeitsmarkt im Auge, auf den Sie mit Ihren Bedürfnissen treffen. Ist es ein großer Markt mit viel Auswahl an geeigneten Bewerbern (z. B. wenn Sie eine Teilzeitkraft im Verkauf in einer Großstadt suchen), dann können Sie höhere Anforderungen stellen. Suchen Sie hingegen auf einem kleinen Markt mit wenigen geeigneten Bewerbern (z. B. einen Spezialisten mit sehr spezifischen Kenntnissen im ländlichen Raum), dann formulieren Sie die Anforderungen entsprechend niedriger, um potenzielle Bewerber nicht zu verschrecken.

Zur Fachkompetenz, den „hard skills“, kommen die „soft skills“, die persönliche Passung: Welche Eigenschaften sind für Ihr Unternehmen und Ihr Team wichtig? Suchen Sie für die Stelle eher eine durchsetzungsstarke Führungspersönlichkeit, der Karrieremachen wichtig ist, oder jemanden, der sich vor allem gut in ein Team integriert?

Stellenanzeige verfassen

Das Anforderungsprofil ist die Basis für das Verfassen einer Stellenanzeige. Damit die Ausschreibung die richtigen Kandidaten anspricht, ist die passende Ansprache zu wählen: Suchen Sie eine erfahrene Führungskraft, ist eine seriösere Ansprache angemessen, während Berufseinsteiger oder Auszubildende lockerer angesprochen werden können. Verzichten Sie am besten auf die üblichen Floskeln und formulieren Sie Ihre Stellenanzeige konkret, individuell und ansprechend. Das hebt Ihre Ausschreibung aus der Masse heraus und erhöht Ihre Chancen, den richtigen Kandidaten für die Position zu finden. Nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) müssen Stellenausschreibungen übrigens geschlechtsneutral sein, das heißt, sie dürfen keine Angaben zu Alter, Geschlecht oder Herkunft beinhalten.

Der Aufbau der Stellenanzeige

Stellenanzeigen sind nach folgendem Muster aufgebaut:

  • Unternehmensprofil: Geben Sie Bewerbern alle nötigen Informationen wie Standort, Tätigkeiten, Branche und Mitarbeiterzahl an. Außerdem können Sie darstellen, was Ihr Unternehmen besonders macht. Authentische Bilder oder sogar ein kurzes Video wecken Interesse.
  • Stellenbeschreibung: Nach der Berufsbezeichnung folgt das Stellenprofil mit den Hauptaufgaben, die der Mitarbeiter übernehmen wird, außerdem Verantwortung, Einsatzort, Stundenumfang, eventuelle Befristung.
  • Anforderungsprofil: Sortieren Sie die Anforderungen nach Wichtigkeit und machen Sie den Unterschied zwischen notwendigen und erwünschten Kompetenzen deutlich.
  • Was Sie Ihren Mitarbeitern bieten: Hier können Sie mit dem werben, was Sie für Arbeitskräfte attraktiv macht, etwa Ihre Firmenkultur, leistungsgerechte Bezahlung, flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten Arbeitgeberleistungen oder ein sicherer Arbeitsplatz.
  • Bewerbungsverfahren: Den Abschluss der Stellenanzeige bilden Informationen zum Bewerbungsprozess, etwa welche Bewerbungsunterlagen Sie in welcher Form haben wollen, ob Gehaltsvorstellungen anzugeben sind, Bewerbungsfrist, Ansprechpartner und Kontaktdaten.

Kleine Unternehmen haben oft nicht die Ressourcen, um Stellenangebote auf den großen Jobportalen zu platzieren. Nutzen Sie andere effektive Wege, kostengünstig gute Mitarbeiter zu finden.

Das Auswahlverfahren

Wie würden Sie sich fühlen, wenn Sie eine Bewerbung verschickten und wochenlang passierte nichts? Den Eingang der Bewerbung zu bestätigen, möglichst innerhalb von 24 Stunden, zeigt Wertschätzung. Die Bewerber sollen sich keine Gedanken darüber machen müssen, ob ihre Bewerbungen angekommen sind oder nicht. Für sie geht es beim Berufswechsel oft um existenzielle Fragen. Es ist generell anzuraten, den Auswahlprozess zügig durchzuführen und die Kandidaten nicht so lange warten zu lassen – ein Mitbewerber könnte Ihnen außerdem zuvorkommen.

Treffen Sie bei den eingehenden Bewerbungen eine Vorauswahl nach dem ABC-Verfahren: A steht für Ja, B für Vielleicht und C für Nein. Verlassen Sie sich nicht auf den ersten Eindruck und sortieren Kandidaten vorschnell aus, weil das Erscheinungsbild der Bewerbung nicht perfekt ist oder sich ein Rechtschreibfehler versteckt hat – das ist für viele Berufe wenig relevant. Oft findet man erst im persönlichen Gespräch heraus, was ein Bewerber wirklich kann und wie er tickt. Auch Arbeitszeugnisse sind nur noch bedingt aussagekräftig, weil Unternehmen sich meist nur wenig Zeit für die Ausstellung nehmen und sie zudem sehr formelhaft sind.

Der Ablauf des Vorstellungsgesprächs

Unternehmer sollten Vorstellungsgespräche nicht alleine führen, sondern eine zweite Person miteinbeziehen, zum Beispiel den zukünftigen Vorgesetzten oder einen Kollegen. Das hat entscheidende Vorteile: Zum einen kann einer die Fragen stellen, während der zweite zuhört, denn sich auf beides gleichzeitig zu konzentrieren ist schwierig. Zum anderen haben Sie dann eine zweite Einschätzung und müssen sich nicht allein auf Ihr eigenes Urteil verlassen.

Der typische Ablauf eines Vorstellungsgesprächs sieht so aus:

  • Begrüßung, Gesprächseröffnung und kurzer Small Talk zum Warmwerden
  • Präsentation des Unternehmens und der Position
  • Vorstellung des Kandidaten und Fragen an ihn
  • Rückfragen des Kandidaten
  • Abschluss mit Verabschiedung

Das Vorstellungsgespräch hat sich stark gewandelt: Der akute Fachkräftemangel führt zu Augenhöhe – im Gespräch werden wechselseitige Erwartungen abgeklopft. Der Bewerber stellt sich nicht nur Ihnen vor, sondern das Gespräch ist Ihre Chance, um Ihren Wunschkandidaten für sich zu gewinnen. Führen Sie Argumente ins Feld, die für Sie als Arbeitgeber sprechen, aber seien Sie ehrlich und authentisch und versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können. Scheuen Sie sich nicht, auch Herausforderungen offen anzusprechen, damit es später nicht zu einer allzu großen Enttäuschung kommt und der neue Mitarbeiter schnell wieder weg ist.

Wenn Sie Interesse an einem Kandidaten haben, zeigen Sie es ihm. Lassen Sie ihn merken, dass Sie genau ihn für den Job haben wollen. Denn keiner will bei einem Unternehmen arbeiten, das irgendeinen Mitarbeiter für irgendeine Stelle sucht. Sie können ihn zum Beispiel nach dem Gespräch seinen zukünftigen Kollegen vorstellen, das zeigt Verbindlichkeit.

Fragen im Vorstellungsgespräch

Um die Kandidaten gut miteinander vergleichen zu können, sollten Sie jedem dieselben Fragen stellen. Am besten formulieren Sie vorher einen Leitfaden mit Fragen, an dem Sie sich im Vorstellungsgespräch orientieren. Decken Sie mit den Fragen folgende Bereiche ab:

  • Fachliche Kompetenz
  • Belastbarkeit
  • Selbstständigkeit & Sorgfalt
  • Soziale Kompetenz
  • Teamfähigkeit
  • Motivation

Neben der Abfrage der fachlichen Kompetenzen geht es im Gespräch vor allem darum, den Kandidaten zu verstehen: Was will er wirklich? Ist ihm Sicherheit oder Abenteuer wichtiger? Was für eine Arbeitseinstellung hat er? Passt er in Ihr Unternehmen und in sein zukünftiges Team? Hat er vielleicht Lücken im Lebenslauf, die er nicht erklären kann? Ist die Zusammenarbeit vorstellbar?

Wichtig: Machen Sie sich Notizen, damit Sie sich später besser an das Gespräch erinnern können.

Fehlentscheidungen bei Einstellungen vermeiden

Der größte Fehler, den Sie bei Bewerbungsgesprächen machen können, ist es, sich auf den ersten Eindruck zu verlassen und Personalentscheidungen aufgrund Ihres Bauchgefühls zu treffen. Extrovertierte und redegewandte Menschen hinterlassen oft einen positiveren Eindruck, weil sie sich besser darstellen können. Lassen Sie sich davon nicht täuschen, denn vielleicht bringen introvertierte Bewerber die besseren Kompetenzen mit und passen optimal in Ihr bestehendes Team.

Auch Sympathie spielt eine große Rolle bei Personalentscheidungen, auch wenn das viele bestreiten. Menschen tendieren dazu, andere Menschen, die ihnen ähnlich sind, positiver wahrzunehmen. Auch deshalb ist es gut, eine zweite Person in den Auswahlprozess integrieren, um Ihren Eindruck diskutieren zu können. Tauschen Sie sich nach jedem Gespräch über Ihre Eindrücke und Einschätzungen aus und entscheiden Sie sich nur bei einstimmigem Ergebnis für einen Kandidaten oder eine Kandidatin.

Wunschkandidat gefunden

Qualifizierte Mitarbeiter sind momentan Mangelware – aber Sie haben nun einen guten Leitfaden an der Hand, wie Sie die richtigen Mitarbeiter für Ihren Betrieb finden. Manchmal braucht es einen langen Atem, aber es lohnt sich, wenn Sie Ihren Wunschkandidaten oder Ihre Wunschkandidatin für Ihr Unternehmen gewinnen konnten. Wenn Sie dann noch die Einarbeitung optimal gestalten, wird sich die neue Arbeitskraft gut in Ihrem Betrieb einfinden. Das erhöht die Chancen, dass die Probezeit erfolgreich verläuft und sie Ihnen langfristig erhalten bleibt.



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