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Arbeiten auf Wolke 7 - Cloud-Lösungen für Ihren Büroalltag

22.03.2019 Autor Janine Beuthner

Mit unserer Blog-Serie “Einfach Digital" unterstützen und ermutigen wir Sie, den Weg der Digitalisierung kontinuierlich weiter zu gehen. Anhand gängiger Unternehmensprozesse und praktischer Beispiele geben wir Ihnen Tipps und Informationen zur Digitalisierung in den Bereichen Marketing, Personalbeschaffung, Prozessoptimierung sowie Banking und Finanzierung.

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Im ersten Teil haben wir über die Vorteile und Möglichkeiten der Digitalisierung von Unternehmensprozessen gesprochen – die wichtigsten Ziel sind:  

  1. Orts- und Zeitunabhängiger Zugriff auf Dokumente

  2. Erleichterte Zusammenarbeit zwischen Teams

  3. Vermeidung von Redundanzen

  4. Papierloses Arbeiten

Sie kennen bestimmt auch folgende Szenarien in ihrem Unternehmen:

  • Versenden von Excel-Budgettabellen, nur um festzustellen, dass es inzwischen schon eine neue Version dieser Tabelle gibt.

  • Ansammlung von Word-Dokumenten in dutzenden Versionen, nur um am Ende nicht mehr zu wissen, ob datei_a_fertig.doc die finale oder datei_a_wirklich_fertig.doc die finale Datei ist.

  • Der Versuch, eine PowerPoint-Präsentation via E-Mail zur Abstimmung zu versenden und am begrenzten Mailvolumen zu scheitern.

Alle oben genannten Beispiele gehören der Vergangenheit an, wenn Sie Ihren Büroalltag in die Cloud verlegen.

Funding Circle - Digitalisierung-Arbeiten ohne Grenzen

Dank Digitalisierung können wir von überall auf unsere Daten zugreifen.

Diese Funktionen bieten Ihnen Cloud-Bürolösungen

  • Tabellenkalkulation, Präsentationen erstellen, Texte verfassen

  • Verknüpfung mit Kalender, E-Mail und Adressbuch

  • Teilen von Dokumenten

  • Gleichzeitiges Arbeiten in einem Dokument

  • Geräteunabhängiger Zugriff auf Dokumente und Dateien

  • Chats und Video-Meetings

Cloud Office-Lösungen gibt es von vielen Anbietern. Wichtig: Fast alle Cloud-Lösungen sind in sich geschlossene Systeme. Sie funktionieren perfekt, solange nicht zwei Anbieter miteinander arbeiten sollen. So können bspw. Google Dokumente nur durch aufwendiges Exportieren in der Apple oder Microsoft Cloud weiterbearbeitet werden.

Datensicherheit über den Wolken

 

Die Verschärfung der Datenschutzbestimmung in Europa (DSGVO) im letzten Jahr hat die Anbieter von Cloudlösungen sensibilisiert. Prozesse, Datenverarbeitung und Sicherheitsstandards wurden geprüft und an die gesetzlichen Regularien angepasst. Achten Sie auf entsprechende Zertifizierungen und Sicherheitsstandard wie bspw. ISO 27001, ISO 27017 für Cloud Security oder ISO 27018 für Cloud Privacy

„Zwar sieht die DSGVO eine geteilte Verantwortung zwischen Cloud-Nutzern und Cloud-Providern vor, doch zur Verantwortung gezogen werden schlussendlich die Unternehmen, die die Cloud nutzen“.
Chris Hill, Regional Vice President ­Public Cloud EMEA bei ­Barracuda Network

Eins sollten Sie immer im Kopf haben: Google, Microsoft, Apple und Co. speichern und verarbeiten alle in der Cloud abgelegten Daten. Duplizieren, kopieren, verwalten - das ist notwendig, um bei eventuellen Server-Ausfällen sicherzustellen, dass Nutzer weiterhin auf ihre Daten zugreifen können.

Sie sind daher in der Pflicht sicherzustellen, dass die Daten, die Sie in der Cloud verwahren, geschützt sind. Zum Beispiel durch:

  • Klare Prozesse und Richtlinien im Umgang mit sensiblen und personenbezogenen Daten → Verarbeitungsverzeichnis im Sinne der DSGVO

  • Sensibilisieren und schulen Sie Mitarbeiter regelmäßig im Umgang mit diesen Daten z.B. durch Unterzeichnung einer Datenschutzerklärung und regelmäßige Trainings und Auffrischungskurse (kann in Form eines kleinen Online Tutorials mit abschließendem Kurztest jährlich automatisiert werden)

  • Nutzen Sie aktiv Rollen und Zugriffsrechte

  • Teilen Sie Informationen und Daten nur mit wirklich relevanten Personen

  • Setzen Sie zusätzliche technische Tools ein, wie z.B: Verschlüsselungssoftware, die die Daten vor dem Hochladen in die Cloud zusätzlich sichern

Funding Circle - Datensicherheit ist das oberste Prinzip bei der Digitalisierung

Oberstes Prinzip - Datensicherheit

Anbieter von Cloud-Lösungen im Test

www.netzwelt.de hat die populärsten Cloud-Office Lösungen getestet und bewertet. Außerdem finden Sie hier eine Empfehlung für einen besonders sicheren Cloud-Anbieter.

 

Tipp: Geförderte Digital-Beratung für kleine und mittelständische Unternehmen

 

go-digital unterstützt kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Handwerksbetriebe, die ihre Geschäftsprozesse mit Hilfe digitaler Lösungen optimieren wollen.

Mit seinen drei Modulen "Digitalisierte Geschäftsprozesse", "Digitale Markterschließung" und "IT-Sicherheit" unterstützt Sie das Förderprogramm go-digital nicht nur bei der Optimierung von Prozessen und der Erschließung zusätzlicher Marktanteile durch Digitalisierung, sondern finanziert auch Maßnahmen, mit denen Sie Ihr Unternehmen vor dem Verlust sensibler Daten schützen.

Dabei stehen den KMU vom BMWi autorisierte Beratungsunternehmen zur Seite, die sie bei der Umsetzung innovativer Maßnahmen fachlich beraten und begleiten. Diese Beratungsunternehmen sind vom BMWi autorisiert und entlasten die KMU von allen Formalitäten – vom Antrag auf Fördermittel bis zum Nachweis der Verwendung.

 

Ausblick: Digitale Alternativen für Bankkonto, Firmenkredit und Co.

Im nächsten Teil geben wir Ihnen einen Einblick in die Digitalisierung der Finanzwelt. Sparkasse, Postbank und Deutsche Bank haben schon längst kein Monopol mehr auf die Geldangelegenheiten von Privatpersonen. Wie Sie auch als Unternehmen von Mobile Banking und Online-Firmenkrediten profitieren erfahren Sie in Kürze hier.

 

Über Funding Circle

Funding Circle - Kredit-Plattform für mittelständische Unternehmen

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