f337b8e3da6326dadbdd331bd3c5251069afee6b.png

Digitale Buchhaltung: Lösungen und Tipps für den Mittelstand

21.05.2019 Autor Janine Beuthner

Im Rahmen unserer Blog-Reihe Einfach Digital reden wir heute über die Vorteile der digitalen Buchhaltung für den Mittelstand. Es ist der Bereich mit dem größten Potenzial und den größten positiven Auswirkungen auf Ihren Unternehmensalltag. Und wir stellen Ihnen CANDIS Smartbooks vor, eine Buchhaltungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen – und ob Sie es glauben oder nicht: Buchhaltung kann auch “Spaß” machen!

Jetzt Finanzierung anfragen

Die Papierrechnung hat abgedankt: Immer häufiger versenden Lieferanten und Partner digitale Rechnungen. Wer die Belege noch druckt und fein säuberlich abheftet, hat nicht nur eine Menge Mehraufwand, sondern irgendwann auch ein Platzproblem.

Doch nicht nur das ist ein Nachteil. Wer schon einmal unter Zeitdruck im Wust verschiedener Ordner nach einem wichtigen Dokument gesucht hat, weiß genau wie, anstrengend die klassische Buchhaltung sein kann.

Auch die Datenweitergabe an den Steuerberater gestaltet sich schwierig. Während diese drei Probleme vor allem Buchhalter und kleinere Unternehmen an den Rand der Verzweiflung bringen, weiß jeder CFO (Chief Financial Officer, engl. für kaufmännischer Geschäftsführer/ Finanzvorstand), dass aufwendige analoge Prozesse nicht nur Zeit, sondern vor allem Geld kosten. Wer digitalisiert, kann hier langfristig die Nerven seiner Mitarbeiter und das Betriebskonto schonen.

Auf dem Weg in die Digitalisierung

Aktuelle Umfragen belegen, dass zukünftig kein Unternehmen an elektronischen Rechnungen vorbeikommen wird. Dazu ein paar Zahlen aus einer von Studie ibi research an der Universität Regensburg1:

  • Elektronische Rechnungen werden von Empfängern (56%) und Versendern (43%) bevorzugt, Tendenz steigend
  • 35.000.000.000 Rechnungen werden laut Statistischem Bundesamt in Deutschland jährlich archiviert, dadurch entstehen Kosten von 3,2 Mrd.€2
  • Mehr als 60% der Kosten können bei der Umstellung von analogem auf digitalen Rechnungsversand und -bearbeitung eingespart werden

So werden Sie in wenigen Minuten digital

Das Wort Digitalisierung klingt nach viel Aufwand. Gerade bei sensiblen Daten sträuben sich viele Unternehmen gegen den Schritt in die digitale Zukunft. Dabei können Sie Prozesse, wie die vorbereitende Buchhaltung, mit Tools wie z.B. CANDIS Smartbooks in weniger als 30 Minuten digitalisieren.

Das Unternehmen, mit Sitz in Berlin und einer Niederlassung in Bamberg, bietet zwei Softwarelösungen, mit denen kleine und mittelständische Unternehmen nicht nur die vorbereitende Buchhaltung, sondern auch die Rechnungsfreigabe im Handumdrehen digitalisieren. Um den Prozess zum größten Teil zu automatisieren, arbeitet CANDIS mit künstlicher Intelligenz.

Geschäftsführung CANDIS Smartbooks

Christian Ritosek und Christopher Becker gründeten CANDIS 2015. Ihr Ziel war es, die vorbereitende Buchhaltung zu automatisieren und zu vereinfachen.

Schlanke Systeme schnell integriert

Statt einer großen Allround-Lösung, die so viele Features hat, dass Sie schnell den Überblick verlieren, bekommen Sie mit CANDIS Smartbooks eine Software, mit der Sie einfach die vorbereitende Buchhaltung organisieren können. Für größere Unternehmen ab 50 Mitarbeitern bietet CANDIS außerdem das Tool Workflows. Beide Softwares passen sich in Ihre bestehenden Systeme ein. Sie werden über den Browser genutzt und sind innerhalb kürzester Zeit eingerichtet.

CANDIS Smartbooks – die smarte Software für kleine Unternehmen

CANDIS Smartbooks digitalisiert alle Ihre Belege vollautomatisch mit künstlicher Intelligenz (KI), kontiert sie vor und ordnet sie den passenden Transaktionen auf Ihren Konten zu. Sie können Belege direkt hochladen, über Partnerportale ins Programm importieren lassen oder per Mail an Ihr CANDIS-Postfach schicken – Duplikate werden automatisch aussortiert. Rechnungen können Sie mit einem Klick aus CANDIS Smartbooks heraus bezahlen.

Zusätzlich zeigt Ihnen die Software, wo Sie sich Skonti sichern können und erstellt eine To-Do-Liste mit offenen Belegen. Belege und Buchungsdaten, die in CANDIS erstellt wurden, können per DATEV Schnittstelle direkt an DATEV-Unternehmen online exportiert werden.

Buchhaltungssoftware CANDIS

Nie wieder tippen: CANDIS Smartbooks digitalisiert Belege für Sie vollautomatisch. So können Sie die Daten direkt weiter verarbeiten.

Keine Angst vor der Digitalisierung

Digitale Prozesse sind gerade im Rechnungswesen eine Bereicherung für die interne Buchhaltung. Keine Software kann das Knowhow eines guten Buchhalters oder Steuerberaters ersetzen. Stattdessen setzt CANDIS darauf, genau ihnen den Alltag einfacher zu machen, indem die kleinen zeitfressenden Aufgaben von einer künstlichen Intelligenz (KI) übernommen werden. So kann sich die Buchhaltung wieder auf die Aufgaben konzentrieren, die wirklich wichtig sind.

10 Gründe warum Sie Ihre Buchhaltung jetzt digitalisieren sollten!

Von Flexibilität, über Effizienz bis zu Transparenz, Sicherheit und sogar Recruiting - die Vorteile für digitale Prozesse im Rechnungswesen sind vielfältig und sprechen für sich:

  1. Automatisierung von Arbeitsschritten und Prozessen spart Zeit, vermeidet Fehler und schafft Freiräume für andere Aufgaben

  2. Verbesserung der Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern und Mitarbeitern durch schnellere Bearbeitung und Transparenz

  3. Flexibles Arbeiten, da Prozesse vereinfacht und beschleunigt werden, z.B. Suche und Archivierung

  4. Orts- und Zeitunabhängige Prozesse

  5. Effizientes Arbeiten durch Vereinfachung der Be- und Verarbeitung von Rechnungen, z.B. Aufsplittung von Kosten

  6. Automatische Freigabe- und Vertretungsregelungen sowie Rechtevergaben, die mit einem Klick gesetzt und nicht umgangen werden können (Compliance)

  7. Informationen und Verarbeitungsprozesse für Audits, Effizienzprojekte, Budgetplanung, etc. sind sofort verfügbar

  8. Eingebaute Prüfroutinen und Plausibilitätschecks vermeiden Fehler und im schlimmsten Fall sogar Umsatzeinbußen

  9. Digitale Lösungen werden regelmäßig aktualisiert und entsprechen den neuesten Gesetzgebungen

  10. HR-Recuiting - die “Buchhalter” von morgen sind Digital Natives, die es gewohnt sind, mit digitalen Prozessen zu arbeiten, bzw. Ihr Ressourcen effizient einzusetzen

Starten Sie mit kleinen Schritten in die Digitalisierung Ihres Unternehmens. Die elektronische Buchführung ist ein guter Anfang.

Sie benötigen für die Realisierung Ihres Digitalisierungsprojekt kurzfristig einen Firmenkredit?

Jetzt Finanzierung anfragen



Bisher erschienen bei "Einfach Digital":

1. Teil: Digitalisierung im deutschen Mittelstand - Vom Nachzügler zum Vorreiter

2. Teil: Digital arbeiten auf Wolke 7 - Cloud-Lösungen für Ihren Büroalltag

3. Teil: Digitale Alternativen für Ihr Geschäftskonto

5. Teil: Digitale Alternativen für einen Firmenkredit für den Mittelstand

6. Teil: Ihre Webseite als digitaler Absatzkanal


Über Funding Circle

Zahlen und Fakten zu Funding Circle Deutschland

1“Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung - Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017”, Holger Seidenschwarz, Carmen Listl, Michael Diener, 70 Seiten, September 2017
2http://mit-blog.de/scan-to-app-sechs-aktuelle-treiber-fuer-die-digitale-buchhaltung-im-mittelstand/, von AKIMA MEDIA, veröffentlich am 9. Mai 2018

Artikel in der Kategorie Mittelstand